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「マイナンバー収集・管理」BPOサービス

【各事業者に求められる対応】

(1)行政手続きの書類への対応

 マイナンバーの利用が開始されると、各種法定調書や被保険者資格取得届等の書類にマイナンバーを記載して行政機関等に提出することが求められます。

 この制度によって全ての事業者はパートやアルバイトを含めた従業員のマイナンバーを収集、特定個人情報の管理・運用等、新たに発生する新規業務に対し、事務処理規定の策定、それに伴う業務手順の見直しや、システムの改修が必要になります。

 ※具体的にマイナンバーを記載する書類は下記があげられます。

  • 扶養控除申告書・・・本人と被扶養者(配偶者や子で要件に合う人)のマイナンバー記載
  • 支払調書・・・外注先のマイナンバーを記載
  • 雇用保険関係書類
  • 健康保険・厚生年金保険関係書類
  • 法人税等の確定申告書
  • その他、行政手続書類多数

【マイナンバー開始に伴う事務処理手順】

マイナンバー開始に伴う事務処理手順

(2)マイナンバー収集・管理における注意点

◎マイナンバーの収集

  • マイナンバー収集にあたっては、法律に規定された社会保障、税及び災害対策等に関する事務に限定されます。
  • マイナンバーは個人情報保護のために、その収集・管理にあたっては、事業者及び委託先において事業者として果たす安全管理措置等が義務付けられています。

◎マイナンバーの安全管理

  • 事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏洩、減失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全措置を講じなければなりません。また、従事者に対する必要かつ適切な監督が求められています。

◎マイナンバーの保管、廃棄

  • 法律で限定的に明示された場合を除き、特定個人情報を保管することはできません。
  • 法律で限定的に明示された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することができないため、所管法令において定められている保存期間を経過した場合は、マイナンバーを出来るだけ速やかに破棄、削除しなければなりません。
マイナンバー情報収集・管理代行サービス

「マイナンバー収集・管理」BPOサービス

収集代行
  • 収集キッド作成
  • 発送・回収
登録
  • 不備対応並び記載内容の真正性確認
  • マイナンバー提供の督促
  • マイナンバーDB登録
調票・印刷
  • 法定申請調書へのマイナンバー取込、印刷
  • マイナンバー業務日報
申請・届出
  • 事業者様において申請書を行政機関へ送達
運用・管理
  • マイナンバーの保管
  • マイナンバー更新、廃棄等

A. マイナンバー収集代行サービス

マイナンバー収集代行サービス
〔パターン1=事業者が直接収集対象者とコンタクトするパターン〕
お客様(事業者)から収集対象者(従業員等)の人事データを提供して頂き、弊社が必要情報をプリントする等「収集セット」を準備し納品物とします。
⇒お客様(事業者)は「収集セット」を対象者(従業員等)へ配布します。
対象者(従業員等)は、同封の「申告台紙」を用いて、ご自身と扶養家族分の個人番号確認書類(マイナンバー通知カードのコピー等)と本人確認書類(自動車運転免許証などのコピー)を提出用封筒に入れ、事業者の所管部門(総務・人事部門)へ提出して頂きます。
お客様(事業者)は、対象者(従業員等)から提出された返信用封筒を遅滞なく回収し、当該封筒を次工程の登録業務を担う弊社に送達願います。
(送達に関する手段・方法はお客様の規定に基づき対応致します)
〔パターン2=弊社が収集対象者様に郵送で配布・回収するパターン〕
お客様(事業者)から収集対象者(従業員等)様の住所を含めた人事データを提供いただき、個人情報を含む必要情報をプリントした「収集セット」を収集対象者(従業員等)へ郵送いたします。
対象者(従業員等)は、同封の「申告台紙」を用いて、ご自身と扶養家族分の個人番号確認書類(マイナンバー通知カードのコピー等)と本人確認書類(自動車運転免許証などのコピー)を提出用封筒に入れ、簡易書留郵便で弊社専用秘書箱宛てに郵送して頂きます。

B. マイナンバーDB登録サービス

マイナンバーDB登録サービス
お客様(事業者)の直接回収、又は弊社への郵送のいずれにおいても弊社にて収集対象者(従業員等)の封入内容をチェックし、回収書類の不備については弊社コンタクトセンターのオペレータより問合せ対応させて頂きます。
要件の整っている申告書は、記載内容の真正性確認を行い、疑義が発見された申告書の扱いに関してはお客様(事業者)との事前の打合せにより、お客様対応と弊社対応に分け、弊社対応分については弊社コンタクトセンターのオペレータからの問い合わせ若しくは文書による問合せにより正規データの取得に努めます。
収集の遅滞に対しては弊社コンタクトセンターのオペレータから督促を行い迅速な収集に努めます。
収集したマイナンバー情報は、Pマーク認証、ISMS認証取得で適正に管理された入力センターにおいてデータ化した後、マイナンバーDBとしてデータベースへ登録致します。

C. マイナンバー申請調書印刷サービス

マイナンバー申請調書印刷サービス
前工程で作成されたマイナンバーDBを用い、別途提供される収集対象者(従業員等)の個人情報と共に、所定のフォーマットにマイナンバーと共に申請書の印刷・納品致します。
別途、オプションとして各種法定調書・届出書等へマイナンバーの印刷等、臨機応変に対応致します。

D.申請・届出

申請・届出
申請書納品
契約に基づき、社会保障、税、災害対策等の手続きに使用する調書にマイナンバーを含む個人情報を調書に印刷・納品致します。
事業者様向け情報提供記録簿の提出
事前打合せに基づいた所定のフォームに情報提供記録簿「マイナンバー収集・追加・更新・削除等履歴及び廃棄等業務報告」を印刷・提出致します。

E.運用・管理

運用・管理
マイナンバーDBの運用・保管
マイナンバーの取扱いについて法律が求める保護措置及びその解釈について、「特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン」に基づき、セキュアなクラウド環境で安全に保管・管理し、運用においては随時、必要に応じマイナンバーの追加、更新、削除、等、所管法令の定めに従い対応をいたします。また、保管されているマイナンバー個人情報は、特定個人情報のため個人番号の漏洩はもちろん、特定の担当者のみの取扱い制限や、目的以外の防止に万全の対策を講じます。
マイナンバー収集書類の扱い
お客様(事業者)と事前に保管・破棄の扱いを協議し、対象となるマイナンバー関連情報の返却・保管について定めさせて頂きます。
返却においては、対象となる書類を業務検収後、速やかにお返しいたします。 破棄においては、Pマーク認証取得溶解業者に再委託となり溶解証明書の発行を以て証明とさせていただきます。
各種法定調書・届出お客様(事業者)の要請に応じ関連帳票作成致します。
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